Dit is een interview van oktober 2017 met de eigenaresse van Cargo International Claudia Bakkenes en General Manager Robin Johannesma.

Kunt u iets vertellen over de organisatie en wat uw rol hierbinnen is?

Claudia: We hebben net ons 20-jarig jubileum gevierd als bedrijf. Daarnaast hebben we sinds kort een tweede kantoor, waar IT Building ook aan heeft bijgedragen.

Robin: Ik werk nu inmiddels twaalf jaar bij Cargo. Ik ben voornamelijk verantwoordelijk voor de IT-processen, maar ook voor alle processen op de werkvloer. Ik werk samen met een ontwikkelteam hier in Nederland en Roemenië, beide teams stuur ik aan.

Cargo is begonnen met verschepingen van auto’s wereldwijd met focus op Afrika. Door de vraag van klanten zijn we daarnaast de documentatie gaan doen die daar eigenlijk bij hoort. Onze ‘core business’ is het digitaal ondersteunen voor in –en export documentatie.

Voorheen moest iedereen voor deze documentatie helemaal naar Apeldoorn komen.’ Toen kwamen wij op het idee om hiervoor een onlinesysteem te ontwikkelen. Met het onlinesysteem faciliteren we autobedrijven van A tot Z. Van RDW-diensten tot alles wat bij het exporteren komt kijken, maar ook het online adverteren. Als je een autobedrijf wilt beginnen, dan bel je ons. Daarnaast doen wij ook het importeren van auto’s voor bedrijven en particulieren. En ook verschepingen doen we ook nog steeds uiteraard. Internationaal, alle soorten goederen.

IT Building heeft voor jullie het project nieuwe Cargo, wat we nu bij jullie aan het afronden zijn. IT Building heeft gebouw van A tot Z ingericht/verzorgd. Wisten jullie wat jullie zouden krijgen? Hoe is het gesprek jullie bevallen?

Robin: Twee jaar geleden zijn we begonnen met de bouwplannen van het kantoor wat er nu staat. We zochten een bedrijf die voor ons nieuwe kantoor een plan zou maken qua netwerk, elektra en verlichting. We hadden eerder al zaken gedaan met BosworX, het zusterbedrijf van IT Building. Daardoor heb ik kennisgemaakt met IT Building en heb ik tegen Claudia gezegd: ‘Volgens mij doen de jongens van IT Building precies wat wij zoeken, zullen wij ze inschakelen?’

Toen heb ik contact opgenomen met Danny Hartsuiker en die was meteen bereid om bij ons langs te komen. De bouw van het nieuwe kantoor was al gestart en vanaf dat moment hebben we een super contact gehad, mooie plannen gemaakt en kijk wat er nu staat!

We hadden een aantal wensen. Eén daarvan was dat we geen sleutel meer wilde hebben. Dat is gelukt, want we werken tegenwoordig alleen maar met tags. We wilden daar goed beheer over hebben en ook dat werkt zeer prettig. Daarnaast is de aansturing van de verlichting ook uitstekend geregeld. Alles wat we wilden, namelijk gebouwautomatisering toepassen waar we alles vanuit één plek kunnen aansturen, gelukt.

IT Building verkoopt nooit het woord ‘nee’. Als wij vroegen of iets kon, kregen we altijd het antwoord: ‘Ja, dat kan.’ En alles wat wij hebben gevraagd, is gelukt. Alles werkt met elkaar samen. En de samenwerking daarbij is ook goed van beide kanten.

Hebben de gebouw gebonden systemen gezorgd voor toegevoegde waarde? Zo ja, op welke manier?

Robin: Absoluut. In elk opzicht hebben de systemen een toegevoegde waarde. Voorheen waren we gevestigd in een oud woonhuis met een bungalow. Dit was niks bijzonders, gewoon een kantoorruimte. Het was een prima kantoor waar iedereen ze werk kon doen, maar daar was ook wel alles mee gezegd. Als je kijkt naar wat er nu allemaal staat, dan kan alles. Ons streven was dat geautomatiseerd en eenvoudig voor de medewerkers zou werken, terwijl de systemen toch redelijk complex zijn. Dit allemaal is zeker gelukt.

Claudia: Ja, de systemen zijn fantastisch. Mijn wens was dat ik geen sleutelbossen meer moest dragen en dat is gelukt. We maken nu gebruik van een tag, waarmee alle deuren opengaan. De deuren worden ook automatisch afgesloten. Het is ideaal, helemaal als je bijvoorbeeld in je eentje in het gebouw bent. Je kunt met een veilig gevoel de deur uit lopen en omdat een paar minuten later de lichten uit gaan en alles wordt afgesloten. We kunnen ook vanuit thuis alles bedienen. Je kunt bijvoorbeeld zien wie er voor de deur staat als er wordt aangebeld of wie er het eerst en het laatst in het gebouw is geweest. Daar ben ik erg blij mee.

Wat spreekt u het meeste aan de systemen die in jullie gebouwen zijn geïmplementeerd? Welke functie die nu geïmplementeerd zijn in het gebouw, zouden jullie op dit moment niet meer zonder kunnen?

Robin: Ik denk voornamelijk het in de ochtend opstarten en het s ‘avonds afsluiten. Alles is volledig geautomatiseerd en er kan niks vergeten worden. Als
wij ‘s ochtends het alarm uitschakelen dan gaan de verlichting, de narrowcasting en de muziek gelijk aan. De schuifpoort gaat automatisch om 8 uur ‘s ochtends open en gaat ook weer automatisch dicht in de avond. Met zonsondergang gaat de buitenverlichting aan. Je hebt geen omkijken meer naar al deze zaken.

Claudia: Wat ik op dit moment niet meer kan missen, is het feit dat alles vanzelf open gaat. Ik vind het heel prettig dat je niet meer alle deuren hoeft open te maken met allerlei verschillende sleutels. En ook het sleutelbeheer is nu goed in kaart. Als je de tag moet inleveren dan vervallen je rechten, dat is fantastisch. Vroeger rouleerde er sleutels en dan wist je niet meer wie welke sleutel had bijgemaakt. Nu is dat allemaal veel meer beveiligd, ook voor het personeel. Dat is eigenlijk één van de grootste pluspunten.

Als u kijkt naar het verloop van het project, waar is er volgens u ruimte voor verbetering?

Robin: Wat ik af en toe miste waren de puntjes op de i. Ik moest soms IT Building bellen om te vragen wanneer ze kwamen om iets te doen, wat al een tijd op de lijst stond. Maar voor de rest heb ik geen verbeterpunten.

Wat zijn volgens u de sterke punten van IT-Building (waarmee we ons onderscheiden van andere organisaties). Kunt u een voorbeeld kunnen geven waaruit dat blijkt?

Robin: Een sterk punt vind ik de informaliteit. Dit spreekt mij erg aan, dit komt ook omdat ik een band heb met de jongens van IT Building. Een ander sterk
punt is ‘snel reageren’. Er is gewoon een hele prettige omgang, daarnaast zijn ze ook erg meedenkend. Dat zijn denk ik wel de kernwoorden die IT Building omschrijft.

Claudia: IT Building is erg toekomstgericht. Ze maken lange lijnen korter, waardoor je dus uitspaart tussen tijd en geld. Deze manier van werken vind ik echt iets van deze tijd. Daarnaast is de branche waarin IT Building werkt, echt de toekomst. Het is goed als je in deze branche ontwikkelt en innoverend blijft.

In hoeverre zou u IT-Building aanraden bij andere organisaties?

Robin: Ja, dat is al meerdere malen gebeurd. Als mensen bij ons langskomen op kantoor krijgen we veel vraag naar wie dat allemaal geregeld heeft. En dan speel ik natuurlijk door dat deze systemen afkomstig zijn van IT Building.

IT Building heeft veel verschillende Welk van de domotica producten die zijn toegepast in het gebouw van Cargo spreekt jullie het meeste aan?

Robin: Ik denk het Control4 systeem, daar is alles op aangesloten. Dat werkt perfect met een app. De toegangscontrole is voor mij ook erg prettig. Ik kan eenvoudig zelf aanpassen wie er wel en niet ons kantoor binnen mag komen. Als wij bijvoorbeeld tijdelijke stagiaires aannemen, kan ik een tag instellen die verloopt naar een bepaalde tijd.

Eigenlijk kan ik niet één ding noemen, maar het feit dat alles aan elkaar gekoppeld is, is super. Dat was waar wij naar zochten en dat hebben we gevonden bij jullie.