Dit is een interview van september 2019 met Suzan van der Spek, accountmanager bij Flexim Nederland.

Hoe kunnen we Flexim het beste omschrijven?

“Flexim is een vastgoedbeheerder die zich met name focust op de gebouwgebruikers. Onze klanten zijn over het algemeen bedrijven die zelf het vastgoed in gebruik hebben. Daarnaast werken wij zo nu en dan ook als vastgoedbeheer voor beleggers. Dit houdt in dat eigenaren een pand kopen om het vervolgens commercieel te verhuren. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor het kantoorgebouw NRD 350 in Apeldoorn. De opdrachtgever is in dit geval de gebouweigenaar die de kantoren verhuurt aan huurders. Wat wij precies doen als organisatie is het verzorgen van het technisch beheer van de panden. Wij zorgen dat alle installaties onderhouden worden en dat bouwkundig alles in orde is. Daarnaast hebben wij ook een service desk waar gebruikers en huurders klachten of storingen kunnen melden. Bijvoorbeeld wanneer het pand te koud of juist te warm is, of als zich een verstopping voordoet. Onze service desk is 24/7 bereikbaar. Naast het technisch beheer verzorgen wij ook het planmatige onderhoud. Buiten het jaarlijkse preventieve onderhoud is er ook het meerjarenonderhoud. Wanneer een bepaalde cyclus van installaties op een gegeven moment vervangen moet worden, organiseren wij dit ook voor onze opdrachtgevers.”

Wat zijn andere projecten waar jullie erg trots op zijn?

“Eén van onze grootste opdrachtgevers is Rabobank Nederland. Rabobank heeft meerdere vestigen door het hele land. Dit zijn allemaal autonome banken die zelf kunnen beslissen of ze het beheer bij ons doen of niet. Rabobank is opgedeeld in 14 kringen, zoals zij dat zelf noemen. Een kring wordt gezien als het geografische gebied. Op dit moment beheren wij 10 van 14 kringen. Dat is ongeveer 75 procent. Voor deze vestigingen verzorgen wij het technisch en bouwkundig beheer. Daarnaast hebben wij ook Strijker als klant. Strijker is een fabrikant van medische producten. Deze opdrachtgever heeft een groot hoofdkantoor in Amsterdam en een groot distributiecentrum in Venlo.”

Wat is jouw rol binnen de organisatie?

“Mijn rol binnen Flexim is accountmanager. In totaal hebben wij zeven teams die regionaal zijn opgesplitst. Ieder team is verantwoordelijk voor zijn eigen groep klanten binnen één regio. Een team bestaat uit een accountmanager, een technisch manager, een assistent technisch manager en een service desk.

“Ik ben verantwoordelijk voor regio Zuid-Holland. Het kantoorpand NRD 350 in Apeldoorn daarentegen valt hier helemaal buiten. Dit is dan ook een uitzondering.”

Wat zijn je ervaringen met IT Building tot nu toe?

“De communicatie met IT Building heb ik altijd als prettig ervaren. In de technische branche heb je toch vaak te maken met techneuten die hun vak wel goed verstaan, maar vervolgens is het communiceren een minder sterk punt.

Deze ervaring heb ik met IT Building eigenlijk niet. Ik werd door de werknemers van IT Building goed op de hoogte gehouden en proactief geïnformeerd over zaken. Daarnaast werden de gemaakte afspraken goed nagekomen. Bijvoorbeeld, als het gaat om het leveren van offertes of planningen binnen de juiste termijnen. Dit zijn zeker allemaal pluspunten.”

Zijn er naar jouw mening verbeterpunten in de samenwerking met IT Building? (zo ja, welke?).

“Recent hebben wij met IT Building een serviceovereenkomst ondertekend om ook in samenwerking het technisch onderhoud en beheer te verzorgen voor NRD 350. De wijze waarop dit contract tot stand is gekomen, is wat rommelig verlopen. IT Building heeft in eerste instantie een voorstel gedaan hoe in hun ogen het beheer en onderhoud het beste kon worden geregeld. Budgettair gezien kwam dit voorstel niet overeen met onze verwachting. Ik ben van mening dat de afstemming aan de voorkant belangrijk is. In het vervolg is het beter om aan de voorkant elkaars wensen goed af te stemmen, zodat je in één keer een goed voorstel hebt. Ik moet wel zeggen dat de minder goede afstemming ook delend was van mijn kant. IT Building wilde graag een afspraak maken om tot een overeenkomst te komen. Dit heb ik toen afgehouden en gezegd: ‘doe maar een voorstel’.”

In hoeverre zou je IT-Building inzetten bij andere projecten?

“Ja dat zou ik zeker doen. Naast de positieve punten die ik eerder heb benoemd, vind ik de producten die zijn geïnstalleerd ook heel erg innovatief en vooruitstrevend.”

“Het implementeren van gebouw gebonden systemen is zeker van toegevoegde waarde voor panden zoals NRD 350. Met deze systemen hebben wij namelijk kosten kunnen besparen. Om een voorbeeld te noemen: Tegenwoordig is de aansturing van de schuifdeuren geautomatiseerd. Voorheen kwam er elke dag een beveiligingsman s ’ochtends en s’ avonds om het pand te openen en te sluiten. Op jaarbasis kostte dit veel geld. Aan de andere kant is het ook een grote investering om alles in het pand te automatiseren, maar dat heb je in een aantal jaar wel terugverdiend.”

Wij zijn van mening dat de traditionele installateur en aannemer over 10 jaar een hele andere rol innemen, omdat IT- kennis steeds belangrijk wordt. Hoe kijk jij hier tegenaan?

“Ik ben van mening dat dit altijd een combinatie van verschillende disciplines zal zijn. Aan de ene kant heb je de domotica software, om dat zo maar te noemen, die dat allemaal aanstuurt. Aan de andere kant heb je ook nog de hardwarecomponenten in een pand die door de installateur onderhouden en nagekeken moeten worden. Ik denk wel dat het component software groter wordt en de rol van IT Building of een gelijksoortig bedrijf daarbij ook. Alleen zal de rol van een installateur naar mijn mening niet helemaal verdwijnen.”

ICT gaat ook een belangrijke rol spelen in het hele gebouw proces en beheren van een gebouw? Hoe denk jij hierover met name in het kader van veiligheid?

“Als het gaat om veiligheid, registreren wij de persoonsgegevens van bezoekers die het gebouw binnenkomen. Er is een speciale software ontwikkeld om de persoonsgegevens te registreren en deze op een veilige manier te beheren. Dit gaat puur om persoonsgegevens op papier en niet over camera’s of beelden. Dat is een onderdeel waar wij slagen in zouden kunnen maken. We hebben hier nog geen beleid over.”

Wat moet zeker nog genoemd worden, dat we nog niet besproken hebben?

“We hebben nu met NRD 350 in Apeldoorn een basissysteem aangelegd. Op dit moment is het erg druk in het pand met nieuwe huurders. Binnenkort gaan we ook een algemene ruimte omzetten tot vergaderruimte waar alle huurders gebruik van mogen maken. In samenwerking met IT Building gaan we de systemen uitbreiden voor de verschillende huurders en vergadercentra. Ons doel is om de systemen uit te rollen door het hele pand. Ook deze samenwerking verloopt naar wens. Ik verwacht in de toekomst eigenlijk nog veel meer te kunnen doen samen met IT Building. Al is het alleen al voor NRD 350. Ik ben super tevreden!”